Формализация — это фиксация информации в письменном или электронном виде.

Все, что вы пытаетесь запомнить, накапливается в вашей голове.
Ваш внутренний компьютер перегружается информацией.
Вы начинаете что-то упускать из виду и ваше подсознание немедленно начинает беспокоить об этом. Именно это является основной причиной раздражения или беспокойства многих людей.

Поэтому:

1. Всегда записывайте важную информацию на бумаге или в компьютере.
2. Фиксируйте свои задачи, идеи, задачи и другие «важно не забыть сделать».
3. Создавайте схемы, делайте фото, видео.
4. Научитесь оформлять свои идеи современным образом.
5. Доводите информацию до людей в формализованном виде.
6. Отчитываясь о выполненной работе, делайте это в письменном виде.

Формализация даст вам ощущение контроля и позволит чувствовать себя спокойно.

Организация — это упорядоченное расположение информации или предметов.

Цель организации — иметь быстрый доступ к любому объекту и контролировать все объекты в целом.

Большое количество информации или предметов требует организации.

Если этого не делать, то вы будете испытывать затруднения с поиском и тратить слишком много времени.

Основными способами организации являются группировка и сортировка.

Группировка — это разделение предметов на группы.

Сортировка — это определение приоритета расположения информации внутри группы.

Вы должны беспокоиться о том, как лучше организовать хранение всех ваших рабочих документов и информации. Для организации существуют шкафы, стеллажи, ящики, папки и т.п. приспособления. Все они должны быть подписаны, а хранение документов в них разумно организовано.

Разделяйте документы на группы по смыслу.

Аналогично поступайте с информацией, которую храните на компьютере.

Если человек не планирует, а действует «наобум», то тратит гораздо больше денег и других ресурсов, часто не достигает результатов в требуемые сроки или вообще ничего не достигает.

Планирование — очень важный метод, который мы должны ежедневно применять в работе.

К сожалению, люди часто не планируют и не решают умно многие проблемы. Тем самым создают себе проблемы необдуманными действиями.

Планировать важно и нужно для того, чтобы не создавать себе проблемы, совершая необдуманные действия.

Планируйте свои действия. Так вы сэкономите время и деньги.

Планирование предполагает:

• анализ обстоятельств,
• предположение вариантов достижения результата,
• оценку стоимости и времени этих вариантов,
• сравнение вариантов,
• выбор наилучшего варианта,
• подробное планирование действий и ресурсов

Будьте эффективны.
Даже простой список действий может многое изменить и улучшить в вашей работе.

Некоторые подчиненные не придерживаются первоначальных планов действий и выполняют работу по принципу «ввяжемся в бой, а там видно будет». Подобное поведение ни к чему хорошему не приводит.

Метод «реализация по плану» предполагает дисциплинированное выполнение разработанного плана.
Хотите быть успешными? Выучите формулу успеха наизусть!

Успех = информация + план + дисциплина выполнения плана действий

Информация: вы должны собрать всю актуальную информацию об обстоятельствах задачи или проблемы.

Планирование: Создайте наиболее эффективный план действий.

Дисциплина: вы должны дисциплинированно выполнять план шаг за шагом по пунктам. Ключевое слово «дисциплинированно». Отсутствие дисциплины при выполнении плана — основная причина всех неудач.

Контроль — это сравнение текущих результатов с планируемыми.

Чтобы контролировать себя, у вас всегда должен быть план. Для того, чтобы контролировать подчиненных, план должен быть в отношении подчиненных.

Нет плана — нет контроля.

Подчиненные ничего не планируют «на бумаге» только по одной причине — они стремятся избежать контроля со стороны руководителя.

Поэтому панируйте свою работу и не увиливайте от контроля.

Контролируйте планирование и результаты подчиненных.

Примеры планов, которые создает руководитель для подчиненных: функциональные задачи, регламенты, правила, цели, поручения, график работы.

Примеры планов, которые создает подчиненный: планы действий по задачам, план на день.

Многие задачи сложно решить с первой попытки. Уверены, что это — не новость для вас.

Итерация — это повторение «формулы успеха» несколько раз для достижения необходимого результата.

Если результат не достигнут, вы должны заново оценить обстоятельства, создать новый план, и начать дисциплинированно его выполнять. Если результат снова будет не достигнут — снова повторить формулу успеха. И так до победы.

Метод прост, но очень часто люди пренебрегают этим методом. Просто запомните, что большой и серьезный результат невозможно достичь без 3–7 повторных заходов. В общем, не стесняйтесь итерировать!

Фокусировка — это определение приоритетов в работе.

Часто бывает, что, решая много задач одновременно, мы начинаем тратить слишком много времени и сил на несущественные задачи или события. По этой причине важно регулярно проверять себя, определять приоритеты и фокусироваться на главных задачах.

Вы должны ежедневно задавать себе вопросы: какие у меня приоритеты сегодня?
На чем мне необходимо сфокусироваться?

Вы должны действовать исходя из четких приоритетов и фокусировать на них свое внимание и усилия. Фокусируйтесь на главном и важном, второстепенное оставляете на десерт.

Стремитесь упрощать, а усложнять.

Эту простую истину люди часто упускают из виду, когда увлекаются действиями или воспринимают работу излишне эмоционально.

Усложнять легко. Делать сложное простым тяжело. Тем не менее, если план или проект запланированы сложно, выполнять его будет еще сложнее. Поэтому контролируйте себя, ситуацию и свой план.
Упрощайте.
Упрощайте.
Упрощайте.

В пределах разумного, конечно.